Gmail AI Inbox 開放付費 Workspace：方案與台灣企業指南

Google 在 2026 年 10 月 15 日透過 Google Workspace 官方更新部落格宣布，Gmail AI Inbox 開始擴大開放給付費的 Google Workspace 用戶。Gmail AI Inbox 會自動從信件往來中整理出待辦事項、交付項目與截止日，並把重要的工作進度整理成可以快速掌握的主題摘要。不過官方寫得很清楚，這項功能目前只開放給位於美國、而且語言設定為英文（EN-US）的使用者，並且分批上線。對台灣企業來說，短期內中文介面的同仁還用不到，但這個方向值得現在就開始準備：信件裡的待辦怎麼整理、誰負責追蹤、哪些資料可以交給 AI 讀取，這些問題都會比功能本身更早被問到。本文依 Google 官方公告與說明文件，整理 Gmail AI Inbox 的功能、適用方案、開放範圍、管理員能做什麼，以及台灣企業現在可以先做的準備。

Gmail AI Inbox 是什麼？和一般收件匣有什麼不同？

Gmail AI Inbox 是 Gmail 裡一個由 Gemini 驅動的新檢視畫面。Google 在 2026 年 1 月 8 日的官方部落格〈Gmail is entering the Gemini era〉首次介紹這項功能，當時說明 AI Inbox 會過濾信件中的雜訊，幫使用者把注意力放在最重要的事情上，並且會依常聯絡的對象、通訊錄以及從信件內容推斷出的關係，辨識出重要的聯絡人。當時這項功能只開放給受信任的測試者。

一般收件匣是「依時間排列的信件清單」，使用者必須自己一封一封讀、自己判斷哪封要處理、哪封有期限。Gmail AI Inbox 則是換一個角度，先把信件內容讀過一遍，再把結果整理成兩個區塊：

• 建議待辦事項（Suggested to-dos）：從信件對話中擷取出需要你處理的事、要交出的東西，以及截止日期。
• 待跟進主題（Topics to catch up on）：把重要的工作更新整理成主題摘要，讓你不用讀完整串信件就能知道進度。

依 Google 說明中心的介紹，使用者在待辦事項上可以直接採取動作，例如查看原信、回覆、點選連結回到來源信件，或是標示為完成；主題區則可以一鍵全部標示為已讀，而且這個動作也會同步把 Gmail 收件匣中相關的信件標成已讀。

Gmail AI Inbox 會讀哪些信？哪些信不會被整理？

這是企業最該先了解的部分。依 Google 說明中心的限制說明，Gmail AI Inbox 只會擷取「主要」分頁的信件，不包含「社交網路」或「促銷內容」等分頁。垃圾郵件、已封存、已刪除、已設為略過或已延後的信件也會被排除。另外，附件內容、委派的收件匣，以及加密信件目前都不支援。

這代表兩件事。第一，報價單、合約、規格書這類常見的附件內容，AI Inbox 不會替你讀；如果重要期限只寫在附件裡，信件本文沒有提到，就不會出現在待辦清單中。第二，主管請助理代管信箱的委派情境目前也不支援，習慣這種工作模式的團隊要特別注意。

Gmail AI Inbox 開放給哪些 Google Workspace 方案？

依 Google Workspace 官方更新部落格，這次擴大開放的版本如下。官方本次公告並未提到各方案的價格調整，若要評估成本，請以 Google Workspace 官方定價頁與貴公司的合約為準。

要特別說明的是，官方公告在適用方案清單中列出了 Starter 與 Education 版本，但同一篇文章也寫明「AI Inbox 會在未來幾個月才推出到 Starter 與 Education 版本」。換句話說，如果貴公司使用的是 Business Starter，即使在美國、介面為英文，現在也不一定看得到這項功能。

上線時程是怎麼安排的？

Google Workspace 依網域的發布設定分成兩條時程。依官方公告：

另外，說明中心也提醒，功能開啟後可能需要幾個小時才會開始運作，第一批待辦事項與主題最久可能要 7 天才會出現。如果近期沒有收發信件，AI Inbox 也可能看起來是空的。

Gmail AI Inbox 在台灣、中文介面可以用嗎？

答案很明確：目前不行。Google Workspace 官方更新部落格寫明，這項功能目前只提供給位於美國、且語言設定為 EN-US 的使用者。Google 說明中心也寫著「此功能僅在美國以英文提供」。換句話說，「美國」與「英文」兩個條件要同時符合。

對台灣企業而言，可以整理成以下幾種情況：

• 台灣辦公室、Gmail 介面設定為繁體中文：目前無法使用。
• 台灣辦公室、Gmail 介面改成英文：官方條件是美國地區加上 EN-US 語言，單純改介面語言不一定符合條件，官方沒有說明只改語言是否可用。
• 美國分公司的同仁、介面為英文、方案符合：會依網域的發布設定分批看到。

至於中文介面與台灣地區何時開放，Google 目前尚未公布時程。1 月的官方部落格提到 Gmail 的 Gemini 新功能會在未來幾個月擴展到更多語言與地區，但並沒有針對 AI Inbox 的繁體中文版本給出日期。我們建議企業不要因為這項功能而急著調整語言設定或帳號地區，等官方正式支援再評估比較穩當。

中文信件會被整理嗎？

官方目前沒有說明 AI Inbox 對非英文信件的處理效果。台灣企業的信件常常是中英夾雜，例如客戶來信是英文、內部轉寄附上中文說明。在官方正式支援繁體中文之前，即使美國分公司的同仁可以使用，也建議先用英文信件為主的工作流程來評估效果，不要直接假設中文信件的待辦一樣抓得到。

管理員可以開關 Gmail AI Inbox 嗎？資料與隱私怎麼看？

這是很多 IT 管理員會問的問題。依 Google Workspace 官方更新部落格的說法，這項功能「沒有管理員控制選項」。也就是說，官方目前沒有在 Google 管理控制台提供一個專門開關 AI Inbox 的設定。

不過，AI Inbox 的運作有前提條件。依 Google 說明中心，使用者必須在 Gmail 中開啟「Google Workspace 中的智慧功能」與「其他 Google 產品中的智慧功能」，AI Inbox 才能運作。而這些智慧功能，管理員是可以設定預設值的。

管理員可以調整的智慧功能設定

依 Google Workspace 管理員說明文件〈Manage Google Workspace smart features for your users〉，設定方式如下：

1. 以超級管理員身分登入 Google 管理控制台。
2. 前往「選單」、「帳戶」、「帳戶設定」，找到「Google Workspace 智慧功能」。
3. 選擇「不設定預設體驗」（由使用者自行決定），或替使用者設定預設為開啟或關閉。

官方文件也提醒幾個重點。第一，管理員設定的是「預設值」，使用者仍然可以在自己的設定中覆寫。第二，變更最久可能需要 24 小時才生效。第三，智慧功能的預設值依地區不同，歐洲經濟區、日本、瑞士與英國的網域預設為關閉，其他地區預設為開啟。

因此，比較精確的說法是：管理員沒有 AI Inbox 的專屬開關，但可以透過智慧功能的預設值影響使用者的起始狀態；是否能完全強制關閉，官方目前沒有在 AI Inbox 相關文件中說明。若公司對信件內容有嚴格的合規要求，建議先與 Google Workspace 經銷商或 Google 支援確認最新的控管方式。

使用者自己如何關閉？

依說明中心，使用者可以在 Gmail 的「設定」、「查看所有設定」、「收件匣」中，取消勾選「Show AI Inbox」，就能關閉 AI Inbox 畫面。

信件資料會被拿去訓練 AI 嗎？

Google 在〈Generative AI in Google Workspace Privacy Hub〉中說明，未經客戶事先許可或指示，Workspace 不會使用客戶資料訓練模型；內容也不會在網域之外被人工審閱或用於生成式 AI 模型訓練；與 Gemini 的互動會留在貴組織內。說明中心則表示，AI Inbox 的資料來自使用者在 Workspace 應用程式中的內容與活動，使用 AI Inbox 受 Google Cloud 服務條款約束。

這些是官方承諾，企業在內部政策上仍應自己做分級：哪些部門的信件內容屬於高度機密，例如人資、法務、併購專案，是否適合開啟智慧功能，應該由資安負責人與部門主管一起決定，而不是交給每位同仁自行判斷。

台灣企業可以怎麼用 Gmail AI Inbox？現在可以先做什麼？

既然中文介面還用不到，台灣企業現在最務實的做法，是先把「信件裡的待辦怎麼被看見」這件事整理好。等 Gmail AI Inbox 開放時，才能真正發揮效果；如果最後選擇其他工具，這些準備也不會白費。以下是我們建議的評估方式。

情境一：業務部門追蹤客戶要求

業務每天會收到大量客戶來信，裡面常常夾著「下週三前請提供報價」、「月底前要確認交期」這類期限。這些期限如果只存在信件裡，最容易被漏掉。現在可以先做的是：

• 請業務把有期限的客戶要求，統一轉成待辦工具或 CRM 中的追蹤項目，並標註來源信件。
• 現有的 Gemini 付費方案若已提供信件摘要功能，可以先用來整理長串信件，但產出結果要由業務本人確認後再寫入系統。
• 每週檢視一次「有期限但沒有被追蹤」的信件數量，作為未來導入 AI Inbox 時的比較基準。

情境二：採購與供應鏈的交期追蹤

採購人員與供應商之間的往來信件，常包含交期變更、樣品寄送、付款條件等資訊。AI Inbox 目前不讀附件，而台灣製造業的交期資訊常常寫在附件的 Excel 或 PDF 裡。建議採購部門先盤點：重要的期限是否都會寫在信件本文中？如果大多在附件裡，那麼即使未來功能開放，效果也會打折，需要調整與供應商的溝通格式，或另外搭配能讀取附件的工具。

情境三：主管掌握專案進度

主管常常被加進很多副本信件，真正需要自己處理的事情反而被淹沒。AI Inbox 的「待跟進主題」正是針對這種情境。現在可以先做的是請團隊在信件主旨使用一致的專案代碼，並在信件第一段清楚寫出「需要誰在何時做什麼」。這種寫信習慣不論有沒有 AI 都能提升效率，也能讓未來的 AI 整理更準確。

評估時要問的五個問題

1. 公司目前用的是哪一個 Google Workspace 方案？是否在適用名單中？
2. 公司是否有美國分公司或美國籍同仁，可以先在符合條件的環境中試用？
3. 重要期限主要寫在信件本文，還是附件裡？
4. 哪些部門的信件屬於高度機密，不適合開啟智慧功能？
5. 從信件整理出來的待辦，最後要放在哪裡追蹤？是 Gmail 本身、專案管理工具，還是公司內部系統？

如果你不確定公司目前的信件流程適合從哪裡開始，可以先預約 AI 企業健診，由顧問協助盤點部門工作與現有工具。若希望同仁先學會用現有的 Gemini 功能整理信件與文件，也可以參考 企業 AI 內訓。對於想把信件待辦、任務指派與進度追蹤集中在同一個系統的團隊，管理王 AI 系統 也是可以一併比較的選項。想更完整了解 Gemini 在 Gmail、文件與試算表中的用法，可以閱讀站內文章 Gemini 結合 Google Workspace 怎麼用？。

Gmail AI Inbox 和現有的 Gmail AI 功能有什麼差別？

Google 在 2026 年陸續為 Gmail 加入多項 Gemini 功能，名稱很容易混淆。依 1 月的官方部落格，可以這樣區分：

簡單來說，AI Overviews 和 Help Me Write 是在「單封信或單串信」的層次幫忙；AI Inbox 則是在「整個收件匣」的層次，主動找出你該做的事。對工作量大的職位而言，後者帶來的改變會更明顯，但也因為它要讀整個收件匣，企業更需要先想清楚資料與權限的規範。表中的開放對象是 1 月公告時的說明，各功能後續的開放範圍可能已有變化，實際以 Google 最新說明為準。

常見問題

Gmail AI Inbox 要另外付費嗎？

官方本次公告沒有提到額外費用，而是列出適用的 Google Workspace 付費方案。企業帳號需要使用符合資格的 Workspace 方案；個人帳號則需要 Google AI Plus、AI Pro 或 AI Ultra 方案。各方案價格請以 Google 官方定價頁為準。

台灣的 Google Workspace 用戶什麼時候可以用 Gmail AI Inbox？

官方尚未公布。目前只開放給位於美國、語言設定為 EN-US 的使用者。Google 曾表示 Gmail 的 Gemini 功能會在未來擴展到更多語言與地區，但沒有針對 AI Inbox 的繁體中文或台灣地區給出日期。

管理員可以在管理控制台直接關掉 Gmail AI Inbox 嗎？

依官方公告，這項功能沒有管理員控制選項。不過 AI Inbox 需要使用者開啟智慧功能才能運作，超級管理員可以在管理控制台設定智慧功能的預設值，但使用者仍可在個人設定中覆寫。使用者也可以自己在 Gmail 收件匣設定中取消「Show AI Inbox」。

Gmail AI Inbox 會讀取附件或加密信件嗎？

不會。依 Google 說明中心，AI Inbox 目前不支援附件、委派收件匣與加密信件，也只整理主要分頁的信件，不包含垃圾郵件、已封存、已刪除、已略過或已延後的信件。

在功能開放前，台灣企業可以先用什麼方式整理信件待辦？

可以先從流程著手：統一信件主旨的專案代碼、要求在信件本文寫清楚負責人與期限、把有期限的事項轉進團隊共用的待辦或專案管理工具。若已使用 Gemini 付費方案，也可以先用信件摘要功能整理長串信件，再由同仁確認後寫入追蹤系統。

資料來源

• Google Workspace Updates：Gmail’s AI Inbox is rolling out to paid Workspace users
• Gmail 說明中心：Manage to-dos and topics with AI Inbox
• Google 官方部落格：Gmail is entering the Gemini era
• Google Workspace 管理員說明：Manage Google Workspace smart features for your users
• Google Workspace 管理員說明：Generative AI in Google Workspace Privacy Hub