Microsoft Copilot 企業導入指南 2026：Word、Excel、Teams 實用情境、台灣授權價格與選擇重點

Microsoft Copilot 企業導入的關鍵，是先選對授權、整理好檔案權限，再讓員工在 Word、Excel、Teams 裡用 AI 起草文件、分析資料與整理會議。對已經在用 Microsoft 365 的台灣中小企業來說，Copilot 最大的優勢是直接嵌在員工每天使用的辦公軟體裡，而且能依照員工原本的權限讀取郵件、檔案與會議內容。但授權費用不低，如果沒有先想清楚誰需要、用在哪裡，很容易出現「買了一堆授權，沒幾個人在用」的狀況。這篇文章從老闆的角度，整理 Copilot 的授權方案與台灣價格、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 的實用情境、導入前必做的權限整理、導入步驟、預算試算與常見錯誤，幫你把每一分授權費都花在刀口上。

為什麼 Microsoft 365 企業要認真評估 Copilot？

台灣很多中小企業的日常工作都建立在微軟的辦公軟體上：用 Outlook 收發信、用 Word 寫報價說明與合約、用 Excel 管理訂單與業績、用 Teams 開會。這些公司導入 AI 時，最自然的選擇就是 Microsoft Copilot，因為：

• 不必改變工作習慣：AI 出現在員工原本就熟悉的 Word、Excel、Outlook 與 Teams 中。
• 能理解公司的工作內容：付費版 Copilot 可以在員工的權限範圍內，參考郵件、檔案、行事曆與會議內容來回答問題。
• 沿用既有的安全設定：依微軟官方說明，Copilot 會沿用公司既有的權限、敏感度標籤與保留原則。

另外要注意的是，微軟官方文件已將「Microsoft 365 Copilot」更名為「Microsoft Copilot」，免費的企業版對話功能則稱為「Microsoft Copilot Chat」。過渡期間部分授權名稱仍沿用舊名，老闆在看報價單時不要被名稱搞混。

Microsoft Copilot 企業授權怎麼選？方案與價格比較

以下依微軟台灣官網整理，價格為每人每月新台幣、年約，未稅。微軟會不定期推出促銷，實際價格依官方最新公告為準。

免費的 Copilot Chat 和付費 Copilot 差在哪？

這是老闆最常問的問題。簡單來說：

• Copilot Chat：主要以網路上的公開資訊回答問題，適合一般寫作、翻譯、整理想法。依官方說明，它沒有付費版那種跨郵件、檔案、會議的全組織資料推理能力。
• 付費 Copilot：除了對話，還能在 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 中直接運作，並參考員工有權限的工作資料，例如「整理我這週和 A 客戶有關的信件與會議」。

建議做法是先讓全公司用免費的 Copilot Chat 熟悉 AI，再針對最能產生效益的人購買付費授權。

前置授權要注意什麼？

付費 Copilot 必須搭配符合資格的 Microsoft 365 或 Office 365 方案。依微軟官方授權說明，Copilot Business 可搭配 Business Basic、Business Standard、Business Premium 等方案；企業版則搭配 E3、E5 等方案。採購前請先確認公司目前的方案是否符合資格，最少席位與人數上限等規定依官方最新公告為準。

Word、Excel、PowerPoint 的 Copilot 實用情境

Word：起草、改寫與摘要

Word 中的 Copilot 最常見的用途有三種：

• 依資料起草：例如「參考這份產品規格檔與上次的提案，草擬一份給 B 公司的提案書」。
• 改寫與調整：把內部草稿改寫成給客戶看的正式版本，或濃縮成一頁摘要。
• 長文件摘要與提問：打開一份長合約或規範，請 Copilot 整理重點，或直接問「付款條件是什麼」。

情境示範：業務主管要準備一份年度合作提案，過去要花一整天從舊提案、會議紀錄中整理資料。改用 Copilot 先依過去檔案產出初稿，主管再補上這次的報價與策略，準備時間縮短到半天。

Excel：公式、分析與圖表

Excel 中的 Copilot 可以協助產生公式、跨工作表計算、建立樞紐分析表與圖表，並用文字說明資料中的趨勢與異常。依微軟官方說明，使用前要確認計算選項設為「自動」、檔案為 .xlsx 等新格式。

要特別提醒的是，Excel 曾推出預覽中的 COPILOT 函數，依微軟官方說明已在 2026 年 9 月停用，官方建議改用 Copilot 窗格。如果公司有檔案使用過這個函數，需要改寫，否則重新計算時會出現錯誤。

PowerPoint：從文件產生簡報

PowerPoint 的 Copilot 可以依照 Word 文件或提示產出簡報初稿，也能整理現有簡報的重點。實務上建議先在 Word 中把內容與架構確認好，再請 Copilot 轉成簡報，最後由人調整版面與數字。

Agent Mode：讓 Copilot 一步一步完成任務

依微軟官方公告，Word、Excel、PowerPoint 中的 Agent Mode 已在 2026 年 4 月正式推出。和一般對話不同，Agent Mode 可以依照指示規劃步驟、逐步修改文件或試算表。這類功能越強大，越需要人在最後檢查結果。

Outlook 與 Teams 的 Copilot 實用情境

Outlook：信件摘要與草擬回覆

Outlook 中的 Copilot 可以摘要長信串、草擬回覆、調整語氣，也能協助整理會議邀請的重點。主管每天面對大量信件時，先讓 Copilot 摘要，再決定哪些需要親自處理，可以省下不少時間。

Outlook：會議前的準備

主管在見客戶之前，可以請 Copilot 整理「過去三個月和這位客戶往來的重點信件與附件」，快速掌握對方的需求、上次承諾的事項與尚未解決的問題。這種會前準備過去往往要翻找半小時以上，現在幾分鐘就能有一份初步整理，再由主管點開關鍵信件確認即可。

Teams：會議摘要與待辦整理

Teams 是 Copilot 效益最明顯的地方之一。Copilot 可以在會議中回答「剛才討論到哪裡」、會後整理重點、決議與待辦事項。依微軟官方說明，若希望會後仍能向 Copilot 詢問會議內容，需要在會議中開啟轉錄；智慧回顧功能則屬於 Teams Premium 或 Copilot 授權的功能。

會議錄音與轉錄涉及個人資料，會議開始前應告知與會者並取得同意，相關法律問題請諮詢專業人士。

Copilot 導入前，為什麼一定要先整理權限？

這是 Copilot 導入最容易被忽略、也最重要的一步。

依微軟官方說明，Copilot 會沿用公司既有的權限。這代表 Copilot 不會讓員工看到他原本沒權限的資料，但反過來說，如果公司的 SharePoint 或 OneDrive 權限本來就設得太寬，例如薪資檔案放在全公司都能存取的資料夾，那麼員工問 Copilot 時，這些資料就可能被找出來。以前這些檔案「藏在角落沒人發現」，有了 Copilot 之後就不再是秘密。

情境示範：一家公司在試點 Copilot 時，一位業務隨口問「公司今年的調薪幅度是多少」，結果 Copilot 從一個權限設定錯誤的共用資料夾中找到了人資的調薪試算表。所幸這是在試點階段由資訊人員發現，公司立刻調整權限，才避免了更大的風險。這類狀況並不是 Copilot 出錯，而是權限本來就設錯，只是過去沒有人發現。

導入前的權限檢查清單

• 盤點共用網站與資料夾：找出設定為「全公司」或「任何人」可存取的位置。
• 敏感資料集中管理：薪資、人事、財務、合約等資料移到限定權限的位置。
• 套用敏感度標籤：對機密文件加上標籤，讓保護設定跟著檔案走。
• 清理離職與外部帳號：停用不再需要的帳號與外部分享。
• 善用官方治理工具：微軟官方建議使用 SharePoint 進階管理中的資料存取治理報告等工具，找出權限過寬的網站。

資料會被拿去訓練嗎？

依微軟官方說明，Copilot 適用企業資料保護，使用者的提示、回應以及透過 Microsoft Graph 存取的資料，不會用於訓練基礎模型。這是企業版與個人免費 AI 工具最大的差別之一。

如果公司內部沒有熟悉微軟權限管理的人員，建議先預約 免費 AI 企業健診，由顧問協助評估權限現況與導入順序。

Microsoft Copilot 企業導入五步驟

1. 盤點現有授權：確認公司目前的 Microsoft 365 方案、席位數與續約日期，判斷是否符合 Copilot 的前置條件。
2. 整理權限與資料：依前面的清單整理共用資料夾與敏感檔案，這一步建議在購買授權前完成。
3. 挑選試點人員：先挑五到十位郵件、文件、會議最多的人員，例如主管、業務與行政，購買付費授權試行。
4. 情境化教育訓練：用員工自己的郵件、報告與會議當練習題，教他們在每個軟體中怎麼下指令。建議透過 企業 AI 內訓 依部門設計課程。
5. 計算效益再擴大：試行一到兩個月後，比較使用前後的工時與產出，決定是否擴大授權。

Copilot 企業導入要花多少錢？怎麼算值不值得？

預算試算方式

情境示範：一家 30 人的公司，先替 8 位主管、業務與行政人員購買 Copilot Business 授權。以台灣官網原價每人每月 NT$675 估算，一個月的授權費約 NT$5,400，一年約 NT$64,800，實際金額依官方最新價格與促銷為準。若每位使用者每週能省下兩三個小時的信件、文件與會議整理時間，換算成時薪成本後，就能和授權費用比較出大約的回本速度。

整體投入項目

Copilot 擅長的是「員工在辦公軟體中更有效率」。如果公司希望 AI 每天主動完成固定工作，例如自動整理業績、提醒業務跟進、產出主管日報，就需要另外建置流程，例如 導入管理王AI系統，兩者可以互相搭配。

各部門可以直接套用的 Copilot 指令範本

員工拿到授權後最常卡住的，是不知道要問什麼。以下整理各部門在不同軟體中的常用指令，可以直接改成公司的版本，作為教育訓練與共用範本：

指令寫得越具體，產出越可用。建議每個部門指定一位種子人員，每月收集大家覺得好用的指令，更新到共用範本中。

導入後怎麼衡量 Copilot 的成效？

授權費用是每月持續支出，所以一定要追蹤成效，才能決定續約與擴充的規模。建議在試點前先記錄基準數字，試點後每月比較：

• 使用率：有授權的人員中，每週實際使用 Copilot 的比例。
• 節省工時：信件處理、會議紀錄、報告撰寫等工作，導入前後花費的時間。
• 產出速度：提案、報價說明、會議紀錄從開始到完成所需的天數。
• 員工回饋：哪些情境最有用、哪些情境效果不好，作為下一階段調整的依據。

如果某些人員的使用率長期偏低，可以先了解原因，必要時把授權轉給更需要的同事，讓授權費用發揮最大價值。

不同規模的企業怎麼導入 Copilot？

不同產業的切入點

• 製造業：生產會議紀錄、品質報告整理、Excel 生產數據分析。
• 貿易業：中英文信件摘要與回覆、報價文件起草。
• 專業服務業：客戶會議紀錄、報告初稿與文件比對，專業判斷仍由專業人員負責。
• 零售與服務業：營運報表分析、門市主管會議整理與公告撰寫。

Microsoft Copilot 企業導入最常見的五個錯誤

錯誤一：全員一次買滿授權

不是每個職務都需要付費 Copilot。先試點、算效益，再擴大，才不會浪費預算。

錯誤二：沒整理權限就上線

Copilot 會依既有權限找資料，權限太寬就可能讓敏感資料被不該看的人看到。

錯誤三：以為買了就會用

員工不知道在哪裡叫出 Copilot、怎麼下指令，授權就會閒置。教育訓練要依部門情境設計。

錯誤四：會議轉錄沒有事先告知

會議錄音與轉錄涉及個人資料，應事先告知並取得同意，必要時諮詢法律專業人士。

錯誤五：AI 結果未經檢查就使用

Copilot 產出的數字、摘要與文件仍可能有錯，重要內容必須由人確認。

常見問題

Microsoft Copilot 企業版多少錢？

依微軟台灣官網，企業版年繳為每人每月 NT$965；中小企業適用的 Copilot Business 原價為每人每月 NT$675，並有不定期促銷。以上皆為未稅價格，實際金額依官方最新公告為準。

免費的 Copilot Chat 和付費 Microsoft Copilot 有什麼不同？

Copilot Chat 主要以網路資訊回答問題，適合一般寫作與整理；付費 Copilot 則能在 Word、Excel、Outlook、Teams 中直接運作，並參考員工有權限的郵件、檔案與會議內容。

導入 Copilot 一定要先有 Microsoft 365 嗎？

是的，付費 Copilot 需要搭配符合資格的 Microsoft 365 或 Office 365 方案，例如 Business Standard、Business Premium 或 E3、E5 等，詳細條件依微軟官方授權說明為準。

Copilot 會不會讓員工看到不該看的資料？

Copilot 會沿用公司既有權限，員工只能透過它取得原本就有權限的資料。但如果公司權限本來就設得太寬，敏感資料就可能被找出來，所以導入前一定要先整理權限。

Teams 的 Copilot 會議摘要怎麼用？

在 Teams 會議中可以直接詢問 Copilot 討論內容，會後整理重點與待辦。依官方說明，若要在會後詢問會議內容，需要在會議中開啟轉錄，並應事先告知與會者。

Microsoft Copilot 支援繁體中文嗎？

依微軟官方公布的支援語言清單，繁體中文在支援範圍內，台灣官網也提供新台幣價格與購買管道。各功能的語言支援程度可能不同，依官方最新公告為準。

中小企業該買 Copilot 還是 ChatGPT 企業版？

如果公司的郵件、文件與會議都在微軟系統中，Copilot 的整合優勢較明顯；若主要需求是獨立的寫作、發想與分析，ChatGPT 企業版也是選項。建議依公司現有系統與主要工作情境評估，必要時兩者搭配使用。

資料來源

• 微軟台灣：Microsoft Copilot 價格 https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365-copilot/pricing
• 微軟台灣：Microsoft Copilot 企業版 https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365-copilot/enterprise
• 微軟部落格：Copilot Business 中小企業方案 https://www.microsoft.com/en-us/copilot/blog/2025/12/02/microsoft-365-copilot-business-the-future-of-work-for-small-businesses/
• Microsoft Learn：Copilot 授權說明 https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-licensing
• Microsoft Learn：企業資料保護 https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/enterprise-data-protection
• Microsoft Learn：Copilot 安全與治理部署指引 https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/secure-govern-copilot-foundational-deployment-guidance
• 微軟支援：Excel COPILOT 函數 https://support.microsoft.com/en-us/excel/functions/copilot-function
• 微軟支援：Copilot 支援語言 https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/supported-languages-for-microsoft-365-copilot
• 微軟支援：不轉錄時在 Teams 使用 Copilot https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/use-copilot-without-transcribing-or-recording-a-teams-meeting-or-call